Мастер функций в программе Microsoft Excel. Как использовать Мастер функций для создания формул в Excel В каких случаях используется мастер функций

Контрольная работа

По дисциплине

программные средства офисного назначения

Вариант 1

Выполнил:

Проверил:

Саратов 2004

АННОТАЦИЯ

Контрольная работа студента на тему "мастер функций, назначение и работа с ним" имеет объём 19 листов. Текст работы содержит 1 таблицу, 5 рисунков и 2 приложения.

При написании было использовано 7 источников.

Структура выглядит следующим образом. Работа состоит из введения, пяти глав и заключения.

В первой главе рассматриваются основные понятия, используемые при работе с Excel: рабочая книга, лист, ячейка.

Во второй главе даётся краткая характеристика самого понятия функция и происходит ознакомление с мастером функций.

В третьей главе рассматриваются основные принципы работы мастера функций.

В заключительных главах находится обзор некоторых формул, представленных в мастере формул, и описывается возможность их редактирования.

Заключение содержит выводы по контрольной работе.

План

Введение 4

1.Рабочая книга. Лист. Ячейка 5

2. Понятие функции. Мастер функций 6

3. Работа с мастером функций 7

4. Редактирование формул 10

5. Различные виды функций 10

Заключение 19

Список литературы 20 Вопрос 2. Расчет заработной платы 21

ВВЕДЕНИЕ

В современном мире персональных компьютеров электронные таблицы, подобные Excel 2002, стали таким же обычным явлением, как текстовые процессоры и компьютерные игры. Однако это не означает, что их хорошо знают и эффективно используют.

Как нам уже известно, Excel является организатором любого типа данных - числовых, текстовых и других - и поскольку в данной программе имеется множество вычислительных возможностей, то зачастую пользователи обращаются к ней, когда необходимо создать таблицы для финансовых расчетов.

Не меньшей популярностью пользуются и возможности Excel, которые служат для построения диаграмм, любых видов, и графиков. Excel без труда превращает скучные черно-белые стоки и столбцы в яркие и красочные графики и диаграммы.

Помимо всего выше сказанного, не следует упускать из виду тот факт, что Excel – превосходный хранитель баз данных и создатель таблиц. Именно по этому данная программа как нельзя лучше подходит для отслеживания информации о продаваемых товарах, обслуживаемых клиентах и т.п.

Как мы видим, возможности Excel 2002 очень велики и для их рассмотрения потребовалось бы много времени, но данная задача перед нами и не стоит: в этой работе мы обратим свое внимание на мастера функций, узнаем его назначение и порядок работы с ним.

1.Рабочая книга. Лист. Ячейка

Прежде, чем мы перейдем непосредственно к теме данной работы необходимо, на мой взгляд, вспомнить те понятия с которых, собственно и начинается работа с программой Excel. Итак, каждый файл Excel называется рабочей книгой. То есть, рабочая книга – это документ (файл), который мы открываем, сохраняем, копируем, удаляем… Каждая рабочая книга содержит три листа рабочих таблиц. Для того чтобы ориентироваться в них, в Excel предусмотрены ярлыки с именами рабочих листов от Лист1 до Лист3, похожие на закладки на обрезанных полях блокнота. Каждый лист в рабочей книге, в свою очередь, разбит приблизительно на 16 миллионов ячеек, в каждую из которых можно вводить данные.

На рисунке 1

Как мы видим, на рисунке 1 по краям рабочей таблицы Excel находится рамка с обозначениями строк и столбцов: столбцам (всего их 256) соответствуют буквы, а строкам – числа (от 1 до 65536). И столбцы и строки имеют большое значение, поскольку именно они составляют адрес ячейки, например А1. Подобная система адресации ячеек – это пережиток, унаследованный от VisiCalc. Но, кроме системы А1, Excel 2000 поддерживает еще более старую, но в тоже время более корректную систему адресации ячеек R1C1. В ней пронумерованы и строки (rows) и столбцы (columns) рабочей таблицы, причем номер строки предшествует номеру столбца.

Таким образом, когда мы открываем любой файл Excel, в нашем распоряжении оказывается 50331648 ячеек. Но если этого окажется мало, то к рабочей книге можно добавить дополнительные листы рабочих таблиц, в каждой из которых 16777216 ячеек.

2. Понятие функции. Мастер функций.

Итак, при помощи Excel можно анализировать большие массивы данных, создавать формулы из нескольких простых арифметических операций – сложения, вычитания, умножения и деления… Но вместо того, чтобы создавать с нуля сложные формулы с различными замысловатыми комбинациями этих операций, можно воспользоваться функциями Excel.

Функция – это заданная формула, выполняющая определенный тип вычислений. Для того чтобы воспользоваться функцией, необходимо предоставить ей все необходимые для вычисления величины – аргументы функции. Как и в случае с простыми функциями, аргументы большинства функций можно ввести тремя способами, а именно:

· Как числовое значение (например, 89 или – 5,76),

· Как координату ячейки (это наиболее распространенный вариант),

· Как диапазон ячеек (например, С3:F3).

Каждая функция должна начинаться со знака равенства (=), в противном случае Excel воспримет ее как текст. После знака равенства вводится имя функции, а затем вводятся все аргументы, необходимые для вычисления, причем все аргументы заключаются в круглые скобки.

После того, как введен знак равенства, имя функции и левая круглая скобка можно щелкнуть на ячейке (либо диапазоне ячеек), содержание которой будет использоваться в качестве первого аргумента функции, а не набирать координаты вручную.

Когда последний аргумент введен, следует набрать правую круглую скобку, чтобы обозначить конец списка аргументов. Затем необходимо щелкнуть на кнопке ВВОД в строке формул, или нажать , или клавишу управления курсором – и функция будет вставлена в ячейку, куда Excel занесет результат вычислений.

3. Работа с мастером функций

Безусловно, функцию можно ввести, набрав ее прямо в ячейке. Однако Excel предоставляет на стандартной панели инструментов кнопку Вставка функции . В открывшемся диалоговом окне (см. рис.2) Мастер функций – шаг 1 указывается нужная функция, затем Excel выводит диалоговое окно Аргументы функции , в котором необходимо ввести аргументы функции (рис. 3).

Вернемся вновь к первому диалоговому окну, рис. 2, здесь содержится три списка: Поиск функции, Категория и Функция. Причем Excel автоматически выбирает категорию функций 10 недавно использовавшихся, а в списке Функция отображает функции, к которым пользователь чаще всего обращается.

Если необходимой функции нет в списке, то необходимо выбрать соответствующую категорию из списка, а именно:

· 10 недавно использовавшихся,

· полный алфавитный перечень,

· финансовые,

· дата и время,

· математические,

· работа с базой данных,

· текстовые,

· логические,

· проверка свойств и значений.

После того, как выбор будет сделан в пользу одной из функций, в нижней части диалогового окна Выбор функций появится описание выбранной функции и ее аргументов. Итак, когда вы уже окончательно определились с выбором функции необходимо нажать ОК.

Происходящее далее рассмотрим на конкретном примере. Из списка функций мы выберем СУММ и как только мы это сделаем, программа внесет в ячейку =СУММ(), а в диалоговом окне Аргументы функции появятся поля, куда необходимо вести ее аргументы.

Чтобы выбрать аргументы, поместим точку вставки в поле Число1 и щелкнуть на ячейке электронной таблицы (или перетащить мышь, выделив нужный диапазон). После этого в текстовом поле Число1 появится адрес ячейки (либо адрес диапазона) и одновременно в окне справа – числовое значение, введенное в эту ячейку, а также внизу диалогового окна после слова Значение отразится итоговое значение функции.

В пользователя всегда есть возможность уменьшить диалоговое окно до размера поля Число1 и кнопки максимизации. Для этого достаточно щелкнуть по кнопке минимизации, находящейся справа от поля. Есть возможность и просто перетащить окно на другое место.

Если необходимо просуммировать содержимое нескольких ячеек, либо диапазонов, то нужно нажать клавишу или щелкнуть в поле Число2 чтобы переместить в него курсор (Excel реагирует на это

списка аргументов – появляется текстовое поле Число3 ). В поле Число2 указываем вторую ячейку (или диапазон).

Когда будут указаны все ячейки или диапазоны для суммирования, щелкаем кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Аргументы функции и внести СУММ в текущую ячейку.

4. Редактирование формул

В Excel есть кнопка Изменить формулу , позволяющая редактировать формулы (прежде всего те, в которых содержаться функции) непосредственно в строке формул. Чтобы воспользоваться этой кнопкой (она обозначена знаком равенства и расположена непосредственно перед содержимым текущей ячейки, отображенным в строке формул), необходимо выбрать ячейку, содержащую формулу.

После щелчка на кнопке Изменить формулу Excel открывает диалоговое окно Аргументы функции, в котором можно отредактировать аргументы, указав новые ссылки на ячейки или диапазоны ячеек в текстовых полях Число1, Число2 и т.д. если необходимо заменить текущий аргумент, то его необходимо выделить, а затем удалить, нажав клавишу , и лишь после этого вводить новое значение аргумента.

Когда редактирование формулы будет завершено, щелкните на кнопке ОК или нажмите , чтобы закрыть диалоговое окно редактирования аргументов. Преобразовать формулу и обновить значение функции в ячейке.

5. Различные виды функций

Завершая рассказ о функциях, мы рассмотрим некоторые из них более подробно. Итак, один из инструментов это Автосумма , он находится на стандартной панели инструментов (обозначен греческой буквой S ). Этот инструмент не только вводит функцию СУММ , но и выбирает диапазон ячеек текущего столбца или строки, содержимое которых, как он полагает, пользователь намерен просуммировать, и автоматически задает их в качестве аргументов функции. Но главное то, что в девяти случая из десяти Excel точно выбирает диапазон ячеек для суммирования.

Итак, по умолчанию Автосумма помещает в текущую ячейку функцию СУММ , однако это можно изменить. Чтобы с помощью этого инструмента можно было поместить другую функцию (СРЗНАЧ, МАКС или МИН ), необходимо щелкнуть на кнопке со стрелкой вниз справа от него и выбрать в раскрывающемся меню имя нужной функции. При щелчке на кнопке Дополнительно Excel откроет диалоговое окно Вставка функции.

Немаловажно, при работе с таблицами и то, что после вставки функции в ячейку, имеется возможность использовать средство Автозаполнение для копирования этой формулы в последующие ячейки, перетащив маркер заполнения вправо до конечной ячейки, а затем отпустив кнопку мыши.

Помимо автосуммирования пользователями часто используются и другие функции. Остановимся на некоторых из них.

Иногда требуется вычислить среднее значение. Здесь можно выделить несколько случаев:

1. Вычисление среднего значения ячеек, расположенных непрерывно в одной строке или одном столбце. Для этого необходимо сделать следующие шаги

· Выделите ячейку снизу или справа от чисел, среднее значение которых требуется найти.

· Нажмите на панели инструментов Стандартные стрелку рядом с кнопкой Автосумма , а затем выберите команду Среднее и нажмите клавишу ВВОД.

2. Вычисление среднего значения ячеек, расположенных вразброс. Для выполнения этой задачи используется функция СРЗНАЧ , которая возвращает среднее (арифметическое) своих аргументов. Причем аргументов может быть от 1 до 30, и они должны быть либо числами, либо именами, массивами или ссылками, содержащими числа.

3. Вычисление среднего взвешенного значения. Для этого используются функции СУММПРОИЗВ и СУММ. Итак, функция СУММПРОИЗВ перемножает соответствующие элементы заданных массивов и возвращает сумму произведений. Массивов, чьи компоненты нужно перемножить, а затем сложить может быть от 2 до 30 массивов.

Однако следует помнить, что аргументы, которые являются массивами, должны иметь одинаковые размерности. Если это не так, то функция СУММПРОИЗВ возвращает значение ошибки #ЗНАЧ!. А также то, что СУММПРОИЗВ трактует нечисловые элементы массивов как нулевые.

Функция СУММ , как уже упоминалось выше, суммирует все числа в интервале ячеек. Причем, учитываются числа, логические значения и текстовые представления чисел, которые непосредственно введены в список аргументов.

Аргументы, которые являются значениями ошибки или текстами, не преобразуемыми в числа, вызывают значения ошибок.

4. Вычисление среднего значения всех чисел, кроме нулевых (0). Для выполнения этой задачи используются функции СРЗНАЧ и ЕСЛИ .

Excel 2002 позволяет также производить действия и над матрицами. Для этого присутствуют функции МОБР, МОПРЕД, МУМНОЖ.

Функция МОБР возвращает обратную матрицу для матрицы, хранящейся в массиве. В строке формул она отражена как МОБР (массив ), где массив - это числовой массив с равным количеством строк и столбцов.

Причем массив может быть задан по разному: как диапазон ячеек, например A1:C3; как массив констант, например {1;2;3: 4;5;6: 7;8;9}; или как имя диапазона или массива.

Если какая-либо из ячеек в массиве пуста или содержит текст, то функция МОБР возвращает значение ошибки #ЗНАЧ!. МОБР также возвращает значение ошибки #ЗНАЧ!, если массив имеет неравное число строк и столбцов.

Обратные матрицы, как и определители, обычно используются для решения систем уравнений с несколькими неизвестными. Произведение матрицы на ее обратную - это единичная матрица, то есть квадратный массив, у которого диагональные элементы равны 1, а все остальные элементы равны 0.

В качестве примера того, как вычисляется обратная матрица, рассмотрим массив из двух строк и двух столбцов A1:B2, который содержит буквы a, b, c и d, представляющие любые четыре числа. В следующей таблице приведена обратная матрица для A1:B2:

Таблица 1

Обратная матрица для А1:В2

МОБР производит вычисления с точностью до 16 значащих цифр, что может привести к небольшим численным ошибкам округления.

МОПРЕД возвращает определитель матрицы (матрица хранится в массиве).

Определитель матрицы - это число, вычисляемое на основе значений элементов массива. Для массива A1:C3, состоящего из трех строк и трех столбцов, определитель вычисляется следующим образом:

МОПРЕД (A1:C3) равняется A1*(B2*C3-B3*C2) + A2*(B3*C1- -B1*C3) + A3*(B1*C2-B2*C1)

Определители матриц обычно используются при решении систем уравнений с несколькими неизвестными.

МОПРЕД производит вычисления с точностью примерно 16 значащих цифр, что может в некоторых случаях приводить к небольшим численным ошибкам. Например, определитель сингулярной матрицы отличается от нуля на 1E-16.

МУМНОЖ возвращает произведение матриц (матрицы хранятся в массивах). Результатом является массив с таким же числом строк, как массив1 и с таким же числом столбцов, как массив2.

Применяя эту функцию, следует помнить, что количество столбцов аргумента массив1 должно быть таким же, как количество сток аргумента массив2, и оба массива должны содержать только числа.

Причем, Массив1 и массив2 могут быть заданы как интервалы, массивы констант или ссылки.

Если хотя бы одна ячейка в аргументах пуста или содержит текст или если число столбцов в аргументе массив1 отличается от числа строк в аргументе массив2, то функция МУМНОЖ возвращает значение ошибки #ЗНАЧ!.

где i - номер строки, а j - номер столбца.

Формулы, которые возвращают массивы, должны быть введены как формулы массива.

Ряд функций представленных в Excel 2002 позволяет рассчитывать амортизацию.

Функция ДДОБ возвращает значение амортизации актива за данный период, используя метод двойного уменьшения остатка или иной явно указанный метод. Выглядит она следующим образом: ДДОБ (нач_стоимость ;ост_стоимость ;время_эксплуатации ;период ;коэффициент), где

Нач_стоимость - это затраты на приобретение актива.

Ост_стоимость - это стоимость в конце периода амортизации (иногда называется остаточной стоимостью актива).

Время_эксплуатации - это количество периодов, за которые собственность амортизируется (иногда называется периодом амортизации).

Период - это период, для которого требуется вычислить амортизацию. Период должен быть измерен в тех же единицах, что и время_эксплуатации.

Коэффициент - процентная ставка снижающегося остатка. Если коэффициент опущен, то он полагается равным 2 (метод удвоенного процента со снижающегося остатка).

Причем, все пять аргументов должны быть положительными числами.

Метод двойного уменьшения остатка вычисляет амортизацию, используя увеличенный коэффициент. Амортизация максимальна в первый период, в последующие периоды уменьшается. Функция ДДОБ использует следующую формулу для вычисления амортизации за период:

((нач_стоимость - остаточная_стоимость) - суммарная амортизация за предшествующие периоды) * (коэффициент/время_эксплуатации).

Функция АСЧ возвращает величину амортизации актива за данный период, рассчитанную методом «суммы (годовых) чисел».

АСЧ (нач_стоимость ;ост_стоимость ;время_эксплуатации ;период ), где Нач_стоимость - затраты на приобретение актива.

Период - период (должен быть измерен в тех же единицах, что и время полной амортизации).

АСЧ вычисляется следующим образом:

АМГД = [(стоимость - остаточная_стоимость)*(время_эксплуатации – период +1)*2] : [время_эксплуатации *(время_эксплуатации +1)]

АПЛ возвращает величину амортизации актива за один период, рассчитанную линейным методом.

АПЛ (нач_стоимость ;ост_стоимость ;время_эксплуатации ), где

Нач_стоимость - затраты на приобретение актива.

Ост_стоимость - стоимость в конце периода амортизации (иногда называется остаточной стоимостью актива).

Время_эксплуатации - количество периодов, за которые актив амортизируется (иногда называется периодом амортизации).

Еще одна функция – ФУО – она возвращает величину амортизации актива для заданного периода, рассчитанную методом фиксированного уменьшения остатка.

Метод фиксированного уменьшения остатка вычисляет амортизацию, используя фиксированную процентную ставку. ФУО использует следующие формулы для вычисления амортизации за период:

(нач_стоимость - суммарная амортизация за предшествующие периоды) * ставка

ставка = 1 - ((ост_стоимость / нач_стоимость) ^ (1 / время_эксплуатации)), округленное до трех десятичных знаков после запятой

Особым случаем является амортизация за первый и последний периоды. Для первого периода ФУО использует такую формулу:

нач_стоимость * ставка * месяцы / 12

Для последнего периода ФУО использует такую формулу:

((нач_стоимость - суммарная амортизация за предшествующие периоды) * ставка * (12 - месяцы)) / 12

Excel представляет также множество других финансовых функций:

· БС возвращает будущую стоимость инвестиции на основе периодических постоянных (равных по величине сумм) платежей и постоянной процентной ставки.

· ВСД возвращает внутреннюю ставку доходности для ряда потоков денежных средств, представленных их численными значениями. Эти денежные потоки не обязательно должны быть равными по величине, как в случае аннуитета. Однако они должны иметь место через равные промежутки времени, например, ежемесячно или ежегодно. Внутренняя ставка доходности - это процентная ставка, принимаемая для инвестиции, состоящей из платежей (отрицательные величины) и доходов (положительные величины), которые осуществляются в последовательные и одинаковые по продолжительности периоды.

· КПЕР возвращает общее количество периодов выплаты для инвестиции на основе периодических постоянных выплат и постоянной процентной ставки.

· МВСД возвращает модифицированную внутреннюю ставку доходности для ряда периодических денежных потоков. МВСД учитывает как затраты на привлечение инвестиции, так и процент, получаемый от реинвестирования денежных средств.

· ОСПЛТ возвращает величину платежа в погашение основной суммы по инвестиции за данный период на основе постоянства периодических платежей и постоянства процентной ставки.

· ПЛТ возвращает сумму периодического платежа для аннуитета на основе постоянства сумм платежей и постоянства процентной ставки. ПРОЦПЛАТ вычисляет проценты, выплачиваемые за определенный инвестиционный период. Эта функция обеспечивает совместимость с Lotus 1-2-3.

· ПРПЛТ возвращает сумму платежей процентов по инвестиции за данный период на основе постоянства сумм периодических платежей и постоянства процентной ставки.

· ПС возвращает приведенную (к текущему моменту) стоимость инвестиции. Приведенная (нынешняя) стоимость представляет собой общую сумму, которая на настоящий момент равноценна ряду будущих выплат. Например, когда вы занимаете деньги, сумма займа является приведенной (нынешней) стоимостью для заимодавца.

· ПУО возвращает величину амортизации актива для любого выбранного периода, в том числе для частичных периодов, с использованием метода двойного уменьшения остатка или иного указанного метода.

· СТАВКА возвращает процентную ставку по аннуитету за один период. СТАВКА вычисляется путем итерации и может давать нулевое значение или несколько значений. Если последовательные результаты функции СТАВКА не сходятся с точностью 0,0000001 после 20-ти итераций, то СТАВКА возвращает сообщение об ошибке #ЧИСЛО!.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Как мы видим, Excel – это не более изощренный текстовый редактор с сеткой, которая принуждает пользователя заносить информацию в небольшие отдельные ячейки, вместо того, чтобы предложить все пространство листа.

Огромная разница между ячейками рабочей таблицы и страницами текстового редактора состоит в том, что каждая ячейка позволяет не только редактировать и форматировать текст, но и выполнять вычисления. Эти вычисления основаны на формулах, которые пользователь создает в различных ячейках таблицы, зачастую пользуясь мастером функций, очень облегчающим работу.

Вычислительные возможности Excel и ее способности по редактированию и форматированию дают в итоге чудесную программу для создания любого документа, который может содержать текстовые и числовые данные и позволяет выполнять вычисления.

Поскольку таблицы содержат динамические формулы, их итоговые значения всегда будут актуальны. А это очень важно в современных условиях.

Список литературы

1. MS Office 2000/ шаг за шагом.: Практ. пособ./ Пер. с англ. – М.: Изд-во «Эком».2000. – 820 С.

2. Левин А. Самоучитель работы на компьютере. – 6-е изд./ М.: Изд-во «Нолидж», 1999, - 656 С.

3. Excel 2002 для «чайников».: Пер. с англ. – М.: Издательский дом «Вильямс», 2003. – 304 С.

Рис. 4. Макет таблицы заработной платы

Для расчета заработной платы мы ввели исходные данные:

· Постоянные данные: плановое количество рабочих дней, налоговый вычет, налоговый вычет на детей, ставка налога на доходы для физических лиц.

· Персональную информацию: список работников, должностные оклады, число детей, количество дней месяца, отработанных каждым работником.

Причем, персональную информацию мы записали в виде таблицы в соответствующие графы. Оставшиеся ячейки мы заполнили расчетными формулами:

Начислено= Оклад* Число отработанных дней/ Плановое число рабочих дней месяца

Удержано= (Начислено – Налоговый вычет – Вычет на детей * Число детей) * Ставка НДФЛ

К выдаче= Начислено – Удержано

После этого было произведено форматирование чисел в полученной таблице заданным образом. С помощью пункта меню Формат - Ячейки, вкладки Граница, мы задали необходимую рамку. После чего мы распечатали результат (см. Приложение 1).

Вопрос 3. Расчет квартплаты

Рис. 5 Макет таблицы по расчету квартплаты

Для расчета квартирной платы мы использовали исходные данные:

· Нормы расхода на человека

· Персональную информацию.

Во второй части работы мы производили непосредственно расчет квартирной платы по нашим данным. Для этого мы использовали следующие формулы:

Лишняя площадь = Площадь – Членов семьи * Норма жилплощади на одного человека

Расчет квартплаты и отопления производился по формуле: Площадь* Тариф за кв.м.

Для расчета оплаты за горячую воду, газ, воду и канализацию была использована формула: Норма на 1 человека* Тариф за 1 куб.м.* Членов семьи.

Оплата за лишнюю площадь рассчитана по формуле: Лишняя площадь* Тариф за 1 кв.м.

После того, как все формулы были занесены в таблицу, с помощью автосуммы мы вычислили оплату всего за месяц.

Затем было произведено форматирование чисел в полученной таблице заданным образом. С помощью пункта меню Формат - Ячейки, вкладки Граница, задана необходимая рамка. После чего мы распечатали результат (см. Приложение 2).

Занятие 17

Тема 4. Электронные таблицы.

Тема 4.2. Мастер функций

Мастер функций.

Виды функций.

Примеры функций.

Используемые для табличных вычислений формулы и их комбинации часто повторяются. Процессор пред­лагает более 200 запрограммированных формул, называемых функциями. Для удобства ориентирования в них функции разде­лены по категориям. Встроенный Мастер функций помогает правильно применять функции на всех этапах работы и позволя­ет за два шага строить и вычислять большинство функций. Функции вызываются из списка через меню Вставка\Функция или нажатием кнопки Щ на стандартной панели инструментов. Для выбора аргументов функции (на втором шаге мастера) ис­пользуется кнопка, присутствующая справа от каждого поля вво­да. Вернуться в исходное состояние (после выбора аргументов) можно клавишей или кнопкой.

Для конструирования функций предварительно маркируют ячейку, в которой должен появиться результат вычислений. За­тем щелчком по пиктограмме Мастера функций со значком «fx» открывают диалоговое окно Мастера (рис.).

В окне Выберите функцию перечислены предлагаемые Мас­тером функции, ниже - краткое описание активизирован­ной пользователем функции. Если мышью нажать на кнопку ок, то появится специальное окно Аргументы функции, в которое вводят необходимые значения и нажимают кнопку ок.

Рис. . Экран «Мастера функций»

Функцией в Excel называется часть формулы, указывающая на необходимость выполнения стандартных вычислений

Функция состоит из имени функции и следующего за ним списка аргументов, заключенного в круглые скобки

Например функция =СУММ(А1:А4),

где А1:А4 – аргумент, а СУММ - это имя функции.

Аргументам и называются величины, которые используются для вычисления значений функций. Например: числа; ссылки на ячейки и диапазоны ячеек; имена; текст; другие функции; логические значения и др.

Возвращаемыми значениями называются величины, которые являются результатом вычисления функций

Список аргументов функции

Назначение и тип данных каждого из аргументов определяется для каждой из функций отдельно, в соответствии с тем, что и как она вычисляет.

Круглые скобки обозначают начало и конец списка аргументов. Скобки должны быть парными, пробелы перед скобками или после них не допускаются.

Внутри скобок аргументы отделяются друг от друга точкой с запятой.

Аргументы могут быть как константами, так и выражениями. Эти выражения, в свою очередь, могут содержать другие функции.

Задаваемые аргументы должны иметь допустимые для данного аргумента функции значения.

Функции, являющиеся аргументом другой функции, называются вложенными .

Если в качестве аргументов функции используются другие функции, то такие функции называются вложенными.

В формуле =А1+В2-3 имеется две ссылки. Смысл данной формулы состоит в том, чтобы взять значение, находящееся в области отображения ячейки с адресом А1, прибавить к нему значение, находящееся в области отображения ячейки с адресом В2, вычесть три и поместить результат в область отображения той ячейки, в области содержимого которой находится эта формула

Виды функций:

Математические функции выполняют простые и сложные математические вычисления, например вычисление суммы диапазона ячеек, абсолютной величины числа, округление чисел и др.

Статистические функции позволяют выполнять статистический анализ данных. Например, можно определить среднее значение и дисперсию по выборке и многое другое.

Функции работы с базами данных можно использовать для выполнения расчетов и для отбора записей по условию.

Текстовые функции предоставляют пользователю возможность обработки текста. Например, можно объединить несколько строк с помощью функции СЦЕПИТЬ.

Логические функц и и предназначены для проверки одного или нескольких условий. Например, функция ЕСЛИ позволяет определить, выполняется ли указанное условие, и возвращает одно значение, если условие истинно, и другое, если оно ложно.

Функции Проверка свойств и значений предназначены для определения данных, хранимых в ячейке. Эти функции проверяют значения в ячейке по условию и возвращают в зависимости от результата значения ИСТИНА или ЛОЖЬ.

Примеры:

Функция суммирования

• Возвращает сумму всех чисел, входящих в список аргументов.

СУММ(число1 ; число2 ; ...)

• Число1 , число2 , ... - это от 1 до 30 аргументов, которые суммируются.

Примеры

• СУММ(3; 2) равняется 5

• Если ячейки A2:E2 содержат числа 5, 15, 30, 40 и 50, то:

  • СУММ(A2:C2) равняется 50

  • СУММ(B2:E2; 15) равняется 150

Функция подсчета значений

• Подсчитывает количество чисел в списке аргументов. Функция СЧЁТ используется для получения количества числовых ячеек в диапазонах ячеек.

СЧЁТ(значение1; значение2; ...)

• Значение1, значение2, ... - это от 1 до 30 аргументов, которые могут содержать или ссылаться на данные различных типов, но в подсчете участвуют только числа.

Пример

• Если ячейка А1 содержит слово "Продажи",

A2 содержит 12,

A3 - пустая,

а A4 содержит 22,24,

то СЧЁТ(A1:A4) возвращает значение 2

Функции минимума и максимума

• Возвращают соответственно наименьшее и наибольшее значение в списке аргументов.

МИН(число1; число2; ...) МАКС(число1; число2; ...)

• Число1, число2, ... - это от 1 до 30 аргументов, среди которых ищется минимальное (максимальное) значение.

• Если аргумент является ссылкой, то учитываются только числа. Пустые ячейки, логические значения, тексты в ссылке игнорируются.

• Если аргументы не содержат чисел, то функции возвращают 0.

Примеры

Если A1:A5 содержит числа 10, 7, 9, 27 и 2, то:

МИН(A1:A5) равняется 2, МАКС(А1:А5) равняется 27

МИН(A1:A5; 0) равняется 0

Функция условного выбора

• Функция ЕСЛИ используется для проверки значений и организации выбора в зависимости от результатов этой проверки. Результат проверки определяет значение, возвращаемое функцией ЕСЛИ.

Синтаксис

ЕСЛИ(лог_выражение ; значение_если_истина ; значение_если_ложь )

• Лог_выражение - это выражение, которое при вычислении дает значение ИСТИНА или ЛОЖЬ, т.е. условие.

• Значение_если_истина - это значение, которое возвращается, если лог_выражение имеет значение ИСТИНА. Значение_если_ложь - это значение, которое возвращается, если лог_выражение имеет значение ЛОЖЬ.

Пример

=ЕСЛИ(СУММ(D2:D4)>=100000;5%;ЕСЛИ(СУММ(D2:D4)>=50000;2,5%;0%))

Эта формула возвращает процент скидки, который определяется в зависимости от общей суммы трех покупок. Если эта сумма превышает сто тысяч, то скидка будет равна пяти процентам. Если сумма меньше ста тысяч, но больше пятидесяти тысяч, скидка будет равна двум с половиной процентам. Если сумма меньше пятидесяти тысяч, процент скидки будет равен нулю

Функция СЦЕПИТЬ ()

Она относится к текстовым функциям Excel. Она работает аналогично символу амперсанда (&) - сцепляет несколько значений в единую текстовую строку. Например, формула =СЦЕПИТЬ ("До Нового года осталось ";ДАТА (2007;1;1)-СЕГОДНЯ (); « дней») вернет строку «До Нового года осталось 36 дней».

Исправление ошибок в функциях

• Формулы редактируются так же, как и текстовые значения.

• Для удаления ссылки или других символов из формулы выделите в ячейке или в строке формул нужные символы и нажмите Backspace или Del.

• Чтобы заменить одну ссылку на другую, выделите заменяемую ссылку и щелкните по ячейке, на которую хотите сослаться.

• Если ввод еще не зафиксирован, можно отказаться от изменений, нажав кнопку отмены или клавишу Esc.

• Если вы зафиксировали ввод, но еще не выбрали другой команды и не начали ввод в другую ячейку, используйте команду Отменить из меню Правка, или кнопку Отменить на стандартной панели инструментов.

Контрольные вопросы:

Опишите возможности Мастера функций.

Назовите Виды функций

Что такое функция в Excel?

В Excel автоматизирован вызов функций, вычисляющих итоговые значения в диапазонах ячеек с числовыми данными, Такие функции выбирают из раскрывающегося списка кнопки Автосумма в панели инструментов.

Применение функций автовычисления

Если выделить прямоугольный диапазон, включающий пустые ячейки ниже и правее ячеек с числами, то вычисления будут выполнены для каждого столбца и каждой строки.

Использование Мастера функций

Категория "10 недавно использовавшихся" постоянно обновляется, в зависимости от того, какие функции использовались в последнее время. Категория "Полный алфавитный перечень" содержит список всех функций Excel. При выборе функции в нижней части окна появляется ее краткое описание.

После щелчка на кнопке Ok (или нажатия клавиши <Enter >) имя выбранной функции заносится в строку формул вместе со скобками, ограничивающими список аргументов, и одновременно открывается окно Аргументы функции .

Пример такого окна функции показан на рисунке 5.5.

• В заголовке окна отображается имя функции.
• В верхней части располагаются поля ввода аргументов. Наименования обязательных аргументов выделены жирным шрифтом.
• Под полями приводится краткое описание функции.
• Ниже описывается назначение аргументов (это описание обновляется при переходе к очередному полю аргумента).
• В нижней части – результат вычисления и кнопки подтверждения и отмены ввода функции.

Выделив ячейку (диапазон), окно функции можно восстановить, щелкнув на кнопке разворачивания в конце строки.

Кнопка разворачивания

После ввода аргумента справа от поля указывается его значение.

Выбор недавно использовавшихся функций

Контрольная работа

По дисциплине

программные средства офисного назначения

Вариант 1

Выполнил:

Проверил:

Саратов 2004

АННОТАЦИЯ

Контрольная работа студента на тему "мастер функций, назначение и работа с ним" имеет объём 19 листов. Текст работы содержит 1 таблицу, 5 рисунков и 2 приложения.

При написании было использовано 7 источников.

Структура выглядит следующим образом. Работа состоит из введения, пяти глав и заключения.

В первой главе рассматриваются основные понятия, используемые при работе с Excel: рабочая книга, лист, ячейка.

Во второй главе даётся краткая характеристика самого понятия функция и происходит ознакомление с мастером функций.

В третьей главе рассматриваются основные принципы работы мастера функций.

В заключительных главах находится обзор некоторых формул, представленных в мастере формул, и описывается возможность их редактирования.

Заключение содержит выводы по контрольной работе.

План

Введение 4

1.Рабочая книга. Лист. Ячейка 5

2. Понятие функции. Мастер функций 6

3. Работа с мастером функций 7

4. Редактирование формул 10

5. Различные виды функций 10

Заключение 19

Список литературы 20 Вопрос 2. Расчет заработной платы 21

ВВЕДЕНИЕ

В современном мире персональных компьютеров электронные таблицы, подобные Excel 2002, стали таким же обычным явлением, как текстовые процессоры и компьютерные игры. Однако это не означает, что их хорошо знают и эффективно используют.

Как нам уже известно, Excel является организатором любого типа данных - числовых, текстовых и других - и поскольку в данной программе имеется множество вычислительных возможностей, то зачастую пользователи обращаются к ней, когда необходимо создать таблицы для финансовых расчетов.

Не меньшей популярностью пользуются и возможности Excel, которые служат для построения диаграмм, любых видов, и графиков. Excel без труда превращает скучные черно-белые стоки и столбцы в яркие и красочные графики и диаграммы.

Помимо всего выше сказанного, не следует упускать из виду тот факт, что Excel – превосходный хранитель баз данных и создатель таблиц. Именно по этому данная программа как нельзя лучше подходит для отслеживания информации о продаваемых товарах, обслуживаемых клиентах и т.п.

Как мы видим, возможности Excel 2002 очень велики и для их рассмотрения потребовалось бы много времени, но данная задача перед нами и не стоит: в этой работе мы обратим свое внимание на мастера функций, узнаем его назначение и порядок работы с ним.

1.Рабочая книга. Лист. Ячейка

На рисунке 1

Как мы видим, на рисунке 1 по краям рабочей таблицы Excel находится рамка с обозначениями строк и столбцов: столбцам (всего их 256) соответствуют буквы, а строкам – числа (от 1 до 65536). И столбцы и строки имеют большое значение, поскольку именно они составляют адрес ячейки, например А1. Подобная система адресации ячеек – это пережиток, унаследованный от VisiCalc. Но, кроме системы А1, Excel 2000 поддерживает еще более старую, но в тоже время более корректную систему адресации ячеек R1C1. В ней пронумерованы и строки (rows) и столбцы (columns) рабочей таблицы, причем номер строки предшествует номеру столбца.

Таким образом, когда мы открываем любой файл Excel, в нашем распоряжении оказывается 50331648 ячеек. Но если этого окажется мало, то к рабочей книге можно добавить дополнительные листы рабочих таблиц, в каждой из которых 16777216 ячеек.

2. Понятие функции. Мастер функций.

Итак, при помощи Excel можно анализировать большие массивы данных, создавать формулы из нескольких простых арифметических операций – сложения, вычитания, умножения и деления… Но вместо того, чтобы создавать с нуля сложные формулы с различными замысловатыми комбинациями этих операций, можно воспользоваться функциями Excel.

Функция – это заданная формула, выполняющая определенный тип вычислений. Для того чтобы воспользоваться функцией, необходимо предоставить ей все необходимые для вычисления величины – аргументы функции. Как и в случае с простыми функциями, аргументы большинства функций можно ввести тремя способами, а именно:

· Как числовое значение (например, 89 или – 5,76),

· Как координату ячейки (это наиболее распространенный вариант),

· Как диапазон ячеек (например, С3:F3).

Каждая функция должна начинаться со знака равенства (=), в противном случае Excel воспримет ее как текст. После знака равенства вводится имя функции, а затем вводятся все аргументы, необходимые для вычисления, причем все аргументы заключаются в круглые скобки.

После того, как введен знак равенства, имя функции и левая круглая скобка можно щелкнуть на ячейке (либо диапазоне ячеек), содержание которой будет использоваться в качестве первого аргумента функции, а не набирать координаты вручную.

Когда последний аргумент введен, следует набрать правую круглую скобку, чтобы обозначить конец списка аргументов. Затем необходимо щелкнуть на кнопке ВВОД в строке формул, или нажать , или клавишу управления курсором – и функция будет вставлена в ячейку, куда Excel занесет результат вычислений.

3. Работа с мастером функций

Безусловно, функцию можно ввести, набрав ее прямо в ячейке. Однако Excel предоставляет на стандартной панели инструментов кнопку Вставка функции . В открывшемся диалоговом окне (см. рис.2) Мастер функций – шаг 1 указывается нужная функция, затем Excel выводит диалоговое окно Аргументы функции , в котором необходимо ввести аргументы функции (рис. 3).

Вернемся вновь к первому диалоговому окну, рис. 2, здесь содержится три списка: Поиск функции, Категория и Функция. Причем Excel автоматически выбирает категорию функций 10 недавно использовавшихся, а в списке Функция отображает функции, к которым пользователь чаще всего обращается.

Если необходимой функции нет в списке, то необходимо выбрать соответствующую категорию из списка, а именно:

· 10 недавно использовавшихся,

· полный алфавитный перечень,

· финансовые,

· дата и время,

· математические,

· работа с базой данных,

· текстовые,

· логические,

· проверка свойств и значений.

После того, как выбор будет сделан в пользу одной из функций, в нижней части диалогового окна Выбор функций появится описание выбранной функции и ее аргументов. Итак, когда вы уже окончательно определились с выбором функции необходимо нажать ОК.

Происходящее далее рассмотрим на конкретном примере. Из списка функций мы выберем СУММ и как только мы это сделаем, программа внесет в ячейку =СУММ(), а в диалоговом окне Аргументы функции появятся поля, куда необходимо вести ее аргументы.

Чтобы выбрать аргументы, поместим точку вставки в поле Число1 и щелкнуть на ячейке электронной таблицы (или перетащить мышь, выделив нужный диапазон). После этого в текстовом поле Число1 появится адрес ячейки (либо адрес диапазона) и одновременно в окне справа – числовое значение, введенное в эту ячейку, а также внизу диалогового окна после слова Значение отразится итоговое значение функции.Число2 указываем вторую ячейку (или диапазон).

Когда будут указаны все ячейки или диапазоны для суммирования, щелкаем кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Аргументы функции и внести СУММ в текущую ячейку.

4. Редактирование формул

В Excel есть кнопка Изменить формулу , позволяющая редактировать формулы (прежде всего те, в которых содержаться функции) непосредственно в строке формул. Чтобы воспользоваться этой кнопкой (она обозначена знаком равенства и расположена непосредственно перед содержимым текущей ячейки, отображенным в строке формул), необходимо выбрать ячейку, содержащую формулу.

После щелчка на кнопке Изменить формулу Excel открывает диалоговое окно Аргументы функции, в котором можно отредактировать аргументы, указав новые ссылки на ячейки или диапазоны ячеек в текстовых полях Число1, Число2 и т.д. если необходимо заменить текущий аргумент, то его необходимо выделить, а затем удалить, нажав клавишу , и лишь после этого вводить новое значение аргумента.

Использование Мастера функций

Мастер функций управляет процессом ввода функции. Для активизации Мастера функций выбрать команду Вставка , Функция . Появится диалоговое окно Мастер функций .

Встроенные функции Excel объединены в различные категории согласно типу производимых с их помощью расчетов. В списке Категория отображается набор всех категорий, а в списке Выберите функцию - набор функций выбранной категории в алфавитном порядке. Например, чтобы получить доступ к функции Дата , выделить элемент Дата и время в списке Категория и функцию Дата в списке Выберите Функцию . Нажать кнопку ОК . Указанная функция появится в строке формул. В следующем диалоговом окне ввести необходимые аргументы. Аргументом должна быть ссылка на отдельную ячейку или на группу ячеек, число или другая функция. Некоторые функции имеют один или несколько аргументов, другие функции не имеют их вовсе. В формуле аргументы функции должны быть заключены в скобки и отделены друг от друга точкой с запятой.

Чтобы ввести значение аргумента, необходимо поместить точку вставки в соответствующее поле ввода с помощью мыши. В области диалогового окна над полями ввода появится описание выбранного аргумента. Далее выделить с помощью мыши ячейку или диапазон, который нужно использовать в качестве аргумента функции, или ввести ссылку или имя соответствующего диапазона. Значение аргумента отображается справа от поля ввода.

Когда введены все обязательные аргументы функции, в текстовом поле Значение диалогового окна Мастера функций отображается результат вычисления функции. Нажать кнопку Готово , чтобы ввести формулу в ячейку. Диалоговое окно будет закрыто, а в активной ячейке появится результат вычисления формулы.

Контрольные вопросы

1. Какими способами можно создавать формулы?

2. С каких символов может начинаться ввод формулы?

3. Как увидеть формулу, записанную в ячейку?

4. Как сделать, чтобы в ячейке отображался не результат вычислений по формуле, а сама формула?

5. Как отредактировать формулу?

7. Перечислите типы ссылок. Их назначение.

9. Перечислите виды арифметических операций, используемых в формулах.

10. Перечислите виды операторов, используемых в формулах.

11. Какие текстовые операторы используются в формулах?

12. Как записывается аргумент встроенной функции?

13. Как можно получить информацию о функциях?

14. Сколько вложенных функций может использоваться одновременно в формуле?

15. Назначение кнопки Автосуммирования?

16. Назначение Мастера функций?

17. Перечислите основные Категории функций.

18. В чём различие между функциями СУММ и СУММЕСЛИ?

19. В чём различие между функциями СЧЕТ и СЧЕТЕСЛИ?

20. В каких случаях используются логические функции?

5. Построение диаграмм

Важным элементом при анализе и выводе на печать результатов в Excel являются диаграммы. На каждой диаграмме можно выделить основные элементы (рис. 2).

В зависимости от места расположения и особенностей построения и редактирования различают два типа диаграмм˸ внедренные диаграммы – помещаются на том же рабочем листе, где и данные, по которым они построены, диаграммы на отдельных листах (листах диаграмм).

Использование Мастера функций - понятие и виды. Классификация и особенности категории "Использование Мастера функций" 2015, 2017-2018.